Blog Listesi

Bu defaki yazımda Eğitim ve Personel Gelişimi ile ilgili Yalın İK israf örneklerini ele alacağım.

Yine listeye geçmeden önce, uçtan uca iyi bir eğitim ve çalışan gelişimi deneyimi için sürecin içinde yer alan roller bazında çağımızın gerektirdiği beklentilerin ne olduğuna kısaca bir göz atalım:

• Öncelikle, kurum yönetimi tüm çalışanlarının her an yaptıkları iş ile ilgili tüm bilgiye ve alt yapıya sahip olmasını ve görevine başlamadan önce gerekli eğitim / gelişim çalışmalarını tamamlamış olmasını ister. Üstelik bunun olması için de harcanan kaynağın (çalışan zamanı ve finansal maliyetin) mümkün olan en az seviyede kalmasını bekler.
• Her birim yöneticisi; ihtiyacı olan yeteneğin, yerine getirmekte oldukları sorumlulukları için gerekli tüm bilgi ve deneyime sahip olmasını, ama bu gerçekleştirilirken de çalışma zamanından en az kaybın yaşanmasını, çalışanın iş için ayırdığı zamanın maksimize edilmesini ister.
• İK Eğitim ve Gelişim Yönetimi birimleri; kurumun en etkin ve verimli biçimde çalışabilmesi için tüm birimler ve görevler net olarak tanımlanmış olmak kaydı ile bunlar için hangi yetkinliklere, teorik bilgiye ve pratik deneyime ne seviyede sahip olunması gerektiğini tanımlayabilmek için birim yöneticilerinden maksimum katılım bekler. Ayrıca, eğitim ve çalışan gelişim faaliyetlerinin verimli olabilmesi için, yönetim birimleri ile birlikte yaptığı eğitim ve gelişim planlarına eğitimci ve çalışan katılımının eksiksiz olmasını bekler.
• Eğitimciler ve eğitim kurumları; kendilerinden beklenen eğitim aktivitelerine en iyi düzeyde hazırlanabilmek için;
  • Eğitim konu ve içeriklerini net olarak belirleyebilmek için talep edenlerin de sağlıklı bir biçimde katkıda bulunmasını,
  • Eğitim seanslarının önceden netleştirilebilmesini,
  • Katılımcı profilinin ve katılımcı listesinin kendisine eğitimden yeterli bir süre öncesinde kendisine verilmiş olmasını,
  • Eğitim organizasyonundan sorumlu değil ise, eğitim yeri, eğitim malzemeleri vb. ihtiyaçların İK eğitim birimi ya da görevlendirilen kişi ve kurumlarca eksiksiz ve zamanında tamamlanmış olmasını bekler.
• Çalışanlar; kurumun organizasyon yapısının ve kariyer yollarının net olarak tanımlanmış olmasını, kendi kariyer gelişiminde kurumun yardımcı ve yol gösteren olmasını, kendi kariyer isteklerinin de planlamalarda dikkate alınmasını, planlamaların kendisi ve yöneticilerine en uygun şekilde gerçekleştirilmesini ve aldığı eğitimlerin kendi kariyer gelişimine maksimum fayda gösterecek kapsam ve nitelikte olmasını bekler.

Önceki yazımda söylediğim gibi, bu beklentilerin tümünün karşılandığı bir dünya tabii herkesin hayalidir. Bu hedefe ulaşılabilmesi için de Yalın İK yaklaşımı ile gruplanmış şekilde aşağıda listelediğim israfın minimuma indirilmesi gerekir. Bu kez daha net olabilmek adına israfları nedenleri ile birlikte karışık yazmak yerine önce israf başlıklarını sonra da nedenleri her israf grubu altında listeledim.

(D)efects – Hatalar

ðÖrnekler

• Yanlış kişilere yanlış konu ve içeriklerde eğitim verilmesi.
• Planlanan eğitimlerin gerçekleştirilememesi. Gecikme ya da iptallerin sık yaşanması.
• Eğitim katılım ve sonuç bilgilerini çalışanlar bazında kullanan, kariyer gelişimi gibi sistemlerde, aksaklıklar yaşanması, hatalı kararların alınması.
   

ðNedenler

• Yanlış kurgulanmış organizasyon yapıları nedeni ile görev tanımlarının hatalı olması ya da güncel olmaması.
• Yetkinliklerin tam anlaşılamaması, somut davranışların kodlanamaması, yetkinlik kütüphanelerinin eksik ya da hatalı olması.
• Yetkinlik seviye beklentilerinin unvanlar bazında ayrıştırılmaması, yetkinliklerin tüm unvanlar bazında aynı şekilde uygulanması.
• Eğitim ve gelişim planlama kararlarına esas teşkil edecek kariyer yönetimi ve performans yönetimi gibi İK süreçlerinden eksik ya da hatalı bilgi alınması.
• Eğitim kapsam ve içeriğinin ya da alınacak eğitimlerin belirlenmesinde yanlışlıklar yapılması.
• Çalışanlar hakkında gerekli özlük ve güncel çalışma bilgilerine ya da önceden aldıkları eğitim bilgilerine ulaşılamaması.
• Eğitim süreçlerinde yapılan işlemlerin ve sonuçlarının doğru ve güncel tutulamaması.
• Katılımcılara ve / veya eğitimcilere eğitim planlarının, eğitim yeri, tarih bilgisi gibi önemli bilgilerin bildirimlerinin hiç yapılamaması ya da zamanlama / bilgilendirme hatalarının yapılması.
• Eğitim sonuçlarının, eğitim öncesi ve sonrası sınav bilgilerinin hatalı işlenmesi ya da hiç işlenememesi.
• Eğitim değerlendirme anketlerinin düzgün yapılmaması veya sonuçlarının iyi okunup gerekli aksiyonların alınmaması.
• Eğitim ihtiyacının yönetime ve çalışanlara etkin bir şekilde anlatılamaması
• Eğitim yatırımının geri dönüşünün analiz edilememesi

 (O)verproduction – Fazla İmalat

ðÖrnekler

• Çalışanlar bazında ihtiyaçtan fazla verilen eğitim adedi ve / veya saati nedeni ile kaynak ve zaman kaybı. Gereksiz maliyet.
• İlgili ilgisiz tüm çalışan ve yöneticilere; eğitim kataloğunun her güncellenmesinde, yeni eğitim açılması, her eğitim seansı açılışı, yeni eğitimci katılımları gibi olaylarda sürekli bildirim yapılarak iletişim kirliliği yaratılması. Bu durumda asıl ilgilenmesi gereken kişilerin de bu yoğun iletişim içinde kendileri ile ilgili olan bildirimleri gözden kaçırması.
   

ðNedenler

(D)efects – Hatalar grubundaki nedenlere ek olarak;

• Eğitim kataloğunun olgunlaştırılamaması sonucunda lüzumundan sık güncellenme ihtiyacı olması
• Eğitim türleri, kapsamları ve içeriklerinin yetkinlikler ve dolayısıyla çalışanlar ile sağlıklı eşleştirilmemiş olması, bu durumda ne tür bilgilendirmenin kime gideceğinin net olarak belirlenememesi.

(W)aiting – Bekleme

ðÖrnekler

• Eğitim oluşturma, yeni eğitim açma, katalog güncelleme, onaylı eğitim kurumu / eğitimci belirleme, eğitim seansına katılımcı taleplerini alma, eğitim katılım onaylama gibi süreçlerde planlama ve koordinasyon faaliyetlerini aksatacak çok uzun bekleme sürelerinin yaşanması. 
• Eğitimlerin asıl ihtiyaç duyulan zamanlarda düzenlenememesi. Gecikmeler yaşanması.
• Planlanan eğitimlerin gerçekleştirilememesi. Gecikme, hatta iptallerin sık yaşanması.
• Eğitimlerini tamamlamış çalışanların eğitimini aldıkları sorumluluklara atanmasında ve aldıkları eğitimleri uygulamaya başlamalarında önemli gecikmeler yaşanması.
   

ðNedenler

(D)efects – Hatalar grubundaki nedenlere ek olarak;

• Eğitim planlama ve koordinasyon onay iş akışlarında çok fazla ve belki gereksiz onay noktası olması.
• Seanslar bazında sağlıklı bir bekleme listesi oluşturulmaması ve iptallere aksiyon alın(a)madığı için açık kontenjan oluşması.
• Bu iş akışlarının sağlıklı bilgi sistemi ortamlarında çalıştırılmaması, kâğıda ya da elle çalışan sistemlere bağlı kalınması.
• Eğitimci ya da eğitim kurumları ile iletişimin ve koordinasyonun sağlıklı olmaması.
• Yazılımların yüksek rakamlı işlemleri kaldıramaması nedeni ile bilgi sistemleri kullanımında gecikmeler ve beklemeler yaşanması.
• Katılımcılara onay aşamaları ve katılım durumları hakkında zamanında bilgi verilmemesi nedeni ile iletişimde ve geri bildirimlerde gecikmeler ya da kayıplar yaşanması.
• Toplu karar, onay ya da sonuç bildirim işlemlerinde elle yapılması gereken çalışmalar olması ya da sistemin iyi çalışmaması nedeni ile uzun süreli beklemelerin yaşanması.
• Eğitim katılım ve / veya test sonuçlarının bu bilgileri kullanarak karar veren kariyer yönetimi, terfi, tayin, atama gibi süreçlere aktarılmasında gecikmeler yaşanması.

(N)on-utilized Talent – Kullanılmayan Yetenek

ðÖrnekler

• Gelişim planlarının ve eğitimlerin zamanında gerçekleştirilememesi.
• Eğitim kalitesinin düşük olması ve / veya eğitmen performansının beklenen düzeyde olmaması.
• Eğitim katılım oranının planlandığı gibi olmaması.
• Çalışanların eğitim alması gereken görevlere eğitim almadan önce getirilmesi. Zamanlama hataları.
• Gelişim planları sonucunda gerekli eğitimlerini tamamlamış çalışanların eğitimini aldıkları sorumluluklara uzun zaman atanamaması ve aldıkları eğitimleri unutması

ðNedenler

             (D)efects – Hatalar maddesindeki nedenlere ek olarak;

• Proaktif eğitim planlama yerine reaktif eğitimler yapmaya alışmış kurumlarda çalışanın yeni göreve atandıktan ancak bir müddet sonra gerekli eğitimleri alabiliyor olması.
• Eğitim birimi içinde görev ve sorumluluk tanımlarının net yapılmamış olması nedeni ile uygun olmayan yeteneklerin daha düşük işlerde kullanılarak işlem maliyetlerinin yükselmesi, kalitenin düşmesi.
• Eğitim biriminin hizmet verdiği diğer yönetim birimlerinin iş takvimlerini dikkate almadan eğitim planı yapması.
• Yüksek yetkinlikteki kişilere bilgi sistemlerinden yararlanmak yerine elle uzun sürecek işler yaptırılması neticesinde, süreçlerde ve karar sürelerinde zaman ve doğruluk oranı kaybettirilmesi.
• Eğitim birimi yetkililerinin sorumlu oldukları işlerde gerekli eğitimleri almamış, bu nedenle de işlerini tam olarak nasıl yapacakları konusunda yeterli bilgi ve beceri ile donatılmamış olması.
• Eğitimlerin etkinliğinin düzgün ölçülüp raporlanmaması.
• Organizasyon yönetimi, yetenek yönetimi, performans yönetimi, kariyer yönetimi gibi diğer İK süreçlerinin aynı etkinlik ve verimlilikte çalışmıyor olması ve bu süreçlerin eğitim süreçleri ile sağlıklı ve hızlı biçimde veri alışverişi yapamıyor olması.

(T)ransportation – Dolaşım

ðÖrnekler

• Aşağıdakilere benzer onay iş akışlarında gereksiz kişilere onaya işlem gönderilmesi, iş akışının karmaşıklaşması.
  • Yeni bir eğitim açılması.
  • Eğitim kataloğu güncellemesi.
  • Onaylı eğitim kurumları ve eğitimcilerin belirlenmesi.
  • Eğitimci veya eğitim kurumları ile eğitimler ve içerikleri konusunda mutabık kalınması.
  • Eğitim seanslarının açılması.
  • Eğitim önerilerinin / taleplerinin toplanması.
  • Eğitim seanslarının, katılımlarının ve sınavların organize edilmesi
  • Eğitim ve sınav sonuçlarının toplanması ve geri bildirimleri
• Diğer sistemlerden otomatik olarak akabilecek verilerin gereğinden fazla aktarım senkronizasyon ve kontrol ile eğitim sistemine aktarılması.
• Diğer sistemlere aktarılacak eğitim katılım ve sonuç verilerinin aktarım işlemlerinin karmaşık, zahmetli ve hataya açık olması.

ðNedenler

• İş akış süreçlerinin iyi tasarlanmamış olması.
• Farklı İK süreçlerinde farklı yazılımlar ve / veya veri tabanları kullanılıyor olması.
• Veri aktarımları için belirgin takvim, süreç ve kontrol mekanizmalarının oluşturulmamış olması.

(I)nventory – Birikim

ðÖrnekler

• Belli eğitimlere fazla talep olması, kontenjanın yönetilememesi.
• Eğitimi almak için çalışanın çok bekliyor olması.
• Eğitim katılım ve sınav sonuçlarının sistemden alınması ve / veya diğer sistemlere aktarımı aşamalarında aşırı beklemeler yaşanması.
• İş akışlarının bazı adımları arasında çok bekleme olması, kararların ve onayların gecikmesi.

ðNedenler

• Organizasyon Yönetimi, Performans Yönetimi, Kariyer Yönetimi gibi diğer süreçlerin sağlıklı çalışmaması.
• Kontrolsüz ve yönlendirmesiz eğitim planlama çabaları sonucunda popüler eğitimlerin gereğinden fazla talep görmesi, talebin eğitim yönetim birimi tarafından kontrol edilememesi.
• Eğitim iş akışlarında bilgi sistemlerinden yararlanılmaması nedeni ile kâğıt ve elle yapılan işlemlerde aşırı zaman kaybedilmesi.
• Bilgi giriş ve otomatik sistem kontrolü noktalarının iyi düzenlenmemesi nedeni ile sisteme girilecek ve bir sonraki aşamaya geçişi ve karar işlemlerini etkileyecek bilgilerin sisteme geç girilmesi, bilgi değişikliklerinin beklemesi ve belli noktalarda birikmeye başlaması, güncelliğin yitirilmesi.
• Diğer İK süreçleri ve dış kaynak firmaları ile veri entegrasyonu konusunda belli bir düzenin oluşturulmamış olması ya da aksaklıklar yaşanması.

(M)otion – Hareket

ðÖrnekler

• Aynı çalışanın tekrar gerekmediği halde aynı eğitime bir daha alınması.
• Tekrar gereken eğitimlerde tekrarlama aralıklarına uyulmayıp çalışanlara tekrar eğitimlerin gereğinden sık (ya da yavaş) yapılması.
• Diğer İK süreçleri ile eğitim yönetimi süreçleri arasında gereğinden sık veri aktarımı, güncelleme ve veri senkronizasyonu olması. 

ðNedenler

• Eğitim kataloğunda eğitimlerin sağlıklı ve güncel belirlenmemiş olması.
• Sağlıklı bir bilgi sisteminden yararlanılmaması. Çalışanların hangi eğitimi ne zaman aldıkları, eğitimin tekrarlanması gerekip gerekmediği, tekrar gerekirse hangi süre aralığında olması gerektiği gibi bilgileri içeren bir sistemin otomatik ikaz olanaklarından yararlanılmıyor olması.
• Farklı İK süreçlerinde farklı yazılım ve / veya veri tabanı kullanılması neticesinde ortaya çıkan gereksiz veri senkronizasyon ve kontrol ihtiyaçları.
• Farklı İK süreçlerinde birbirleri ile tutarsız faaliyet takvimlerinin yürütülüyor olması.

(E)xtra Processing – Fazladan İşlem

ðÖrnekler

• Eğitim biriminin; organizasyon yönetimi, özlük işleri, kariyer ya da performans gibi süreçler ile ilgili birimlerin zaten yaptığı işi tekrar yapıyor olması.
• Her İK biriminde bu nedenle kendi bakış açısından temel İK tanımlamalarının oluşması ve bunların güncellenmesi faaliyetlerinin tekrarlanması.

ðNedenler

• Tüm İK süreçleri için, birbirleri ile sağlıklı veri iletişimi sağlayabilen tutarlı bir yazılım sisteminden yararlanılmaması. İletişimin sağlıklı ve güvenilir olmaması neticesinde her sürecin yetkililerinin en azından kendi verilerini sağlıklı tutmaya yönelmeleri ve İK birimi içinde süreç silolarının oluşması.
• Farklı yazılım ya da veri tabanı kullanan İK süreçleri arasında ya da hiç yazılım kullanmayan iş birimleri nedeniyle kalite, kapsam ve işlem hızı farkları nedeniyle veri iletişiminden vazgeçilip birimlerin kendi verilerini kendi oluşturmaya çalışması.
   

Dikkat ederseniz, yukarıdaki listede hem bazı örnekler aslında diğer örneklerin oluşmasına yol açıyor, aynı nedenler farklı gruptaki örnekleri oluşturabiliyor, hem de nedenler birbirlerini tetikleyebiliyor. Dolayısı ile, israf konularının sayı ve yoğunluklarının azaltılması için kurumunuz özelinde kök neden analizine giderek israfa yol açan temel nedenleri bulmak ve bu nedenleri ortadan kaldırmak için çalışmalar yapmak, yalın İK yaklaşımı açısından çok çok önemli.

Bu örnekler ve sizin ekleyecekleriniz ile birlikte elinizde bu kez Eğitim Yönetim birimi için değerli bir SLA (Hizmet Seviyesi Anlaşması) kontrol listesi oluştuğunu da vurgulamadan geçemeyeceğim. Yani bu israf örneklerini en aza indirmek için yeniden tasarlayacağınız süreçlerinizde ve sisteminizde neleri ne şekilde, hangi kurallarla, ne sürelerde yapacağınızı belirleyebilirseniz zaten sisteminizin sağlığını sürekli olarak hedefleriniz çerçevesinde kontrol edebileceğiniz bir hizmet seviyeleri listesini de elde etmiş olacaksınız.