Temel İK Süreçleri

Sistem Yönetimi

HUMANIST İK Yazılım Ailesinin tüm modülleri, tek bir sistem yapısı içinde ele alınır. Bu modüllerde ortak olarak kullanılacak yapılar bu işlem grubu altında toplanan menüler ile yönetilir. Bu sistemin yönetimi de kullanıcı kurum içinde belirli bir seviye yetkiye sahip HUMANIST sistem yöneticisi tarafından gerçekleştirilmelidir. Aşağıda örnekleri verilen işlevselikler, HUMANIST'in daha İK süreçlerine geçmeden bile ne kadar derin ve ayrıntılı bir altyapıya sahip olduğunu göstermektedir.

• Kullanıcı gruplarının tanımlanması ve kullanıcıların yönetimi
• Veri tabanında hangi tür verilere kimlerin erişebileceğinin yönetimi
• Veri tabanında denetime açılacak verilerin yönetimi
• Modül ve menü bazında yetkilendirme sürecinin yönetilmesi
• Ortak E-posta ve SMS mesaj şablon tanımlarının yönetimi
• Kullanıcı tanımlı özel sorguların hazırlanması
• Veri tabanının sürüm güncellemeleri ile güncellenmesi
• Veri tabanından içeriye ya da dışarıya toplu veri aktarımı
• Çalışan evrak ve doküman tipleri sisteminin yönetilmesi
• Kuruma Özel Rapor tanımlamalarının yönetilmesi ve yetkilendirilmesi
• Kuruma Özel İK süreçleri iş akışlarının tanımlanması ve yönetilmesi
• Kullanıcı tanımlı tablo ve sahaların yönetilmesi
• Otomatik ve periyodik işlemler ve işlem bildirim mesajlarının yönetilmesi
• Kuruma özel iş kurallarının yönetilmesi
• Genel anket yayınlanması sürecinin yönetilmesi
• Çalışan ajandalarına gelecek bilgilerin yönetilmesi
• İK Yardım masasında oluşacak Sıkça Sorulan Sorular ve Yardım konularının yönetilmesi

Bu işlemlerin bir kısmı her HUMANIST modülü bazında, o modül bazında yetkilendirilmiş modül yetkilileri tarafından da gerçekleştirilebilmektedir.

Genel İKY Parametreleri

Aynı Sistem Yönetimi mantığında olduğu gibi, HUMANIST İK Yazılım Ailesinin tüm modülleri, bu grup altında toplanan ve aşağıda örnekleri verilen işlemlerle yönetilen ortak tanımlamaları kullanmaktadır. Bu sayede, aynı tanımlamayı birden fazla sistemde yönetme ve onları senkronize etme maliyetlerine katlanmadan tek bir platform üzerinde tüm İK süreçlerinin birbirleri ile doğal bir biçimde konuşabildiği ve bu sayede raporlama ve analitik çalışmalarını kolaylaştıran bir yapı ortaya çıkmaktadır.

• Cinsiyet, Kan Grubu, Medeni Hal, Askerlik Durumu, Ehliyet, Adres, Telefon türleri
• Lise, Üniversite, Fakülte, Öğrenim seviyesi, Yabancı Dil, Sertifika, Akademik Unvan kodları
• Bankalar, Şubeleri, Döviz Cinsleri
• Akraba Yakınlık Dereceleri, Sağlık Durumu, Engellilik kodları
• Ülke, coğrafi bölge, il, ilçe kodları
• Resmi tatil takvimleri
• Sosyal hak türleri
• Çalışan değerlendirme kategorileri, değerlendirme kurumları
• Yetkinlik kütüphanesi

Organizasyon Yönetimi

Tüm diğer modüllerin ortak olarak kullandıkları ve kurum organizasyon yapısının her yönü ile yönetilebildiği tüm tanım ve işlemleri içerir. Kurumsal faaliyetlerin düzenli bir yapı içinde aksamadan gerçekleşmesi için tasarlanan ana omurgadır. Kurum içinde ve yasal kurumlarla olan tüm iletişimde iş akışlarını tanımlamak, birimler arasındaki iş süreçleri otomasyonunu gerçekleştirmek, bildirimler, hatırlatmalar ve onay mekanizması gerektiren her türlü faaliyeti yönetebilmek için gereken temel yapılar bu modül içinde oluşturulur. Bu modül içinde bulunan aşağıda örnekleri bulunan işlevsellikler sayesinde HUMANIST, rakiplerine oranla İnsan Kaynakları birimlerinin organizasyon yönetimi süreçlerinde önemli kolaylıklar sağlamaktadır.

• Sektör, Firma, İş Birimi, İş Bölümü, Çalışma Yeri tanımlamaları
• Görev, Unvan, Pozisyon tanımlamaları
• Organizasyon yapısından bağımsız çalışan; Maliyet merkezi, SGK işyeri, Sendika tanımları
• MYK ve Sendika Meslek kodları

Ayrıca, birçok İK yazılımında üzerinde fazla durulmayan organizasyon değişimi yönetimi ve norm kadro yönetimi fonksiyonları da bu grup işlemler içinde ayrıntılı olarak ele alınmıştır. Bu sayede, İK birimleri sadece çalışanları ile ilgili verilerin yönetimi değil, kurumun organizasyon yönetimi gibi çok önemli diğer bir sorumluluklarını da başarı ile yerine getirmede HUMANIST'i önemli bir yardımcı olarak kullanabilmektedir.

Geçici kadro, norm kadro, yeni pozisyon talepleri gibi iş akışlarının diğer iş birimi yöneticileri tarafından HUMANIST kullanılarak başlatılması da İK yöneticilerinin ve yetkililerinin bu konulardaki iş yüklerini ciddi bir biçimde hafifletmektedir.

Özlük İşlemleri

Yukarıda açıklanan aynı ortak altyapıyı kullanan İşe Alım sürecinin tamamlanması ile birlikte işe başlayan çalışanın; kurumsal özlük veri tabanına otomatik olarak kaydedilmesi, tüm ayrıntılı özlük bilgilerinin yönetilmesi ve raporlanması, kurum içindeki çalışma hayatı boyunca tüm atama, terfi/nakil kayıtları ile birlikte ÖZLÜK İŞLEMLERİ sürecinin yönetimi de yine TEMEL İK SÜREÇLERİ grubu içinde yer alır. HUMANIST veri tabanının kapsamının ne kadar geniş olduğunu açıklayabilmek adına şu bulgumuzu paylaşmakta yarar görüyoruz: 1990 yılından bu yana HUMANIST'e geçiş yapan müşterilerimizin önceki birçok farklı yerli ya da uluslararası uygulamalarından yapılan veri aktarımı çalışmalarında HUMANIST veri tabanında olmayan hiçbir farklı veriye rastlanmamıştır.

HUMANIST Özlük İşlemleri modülü sadece çalışanların özlük verilerinin ve çalışma bilgilerinin yönetiminde değil, aşağıda örnekleri verilen faaliyetlerde de İK yetkililerinin iş yüklerini ciddi biçimde hafifletmektedir:

• İşe giriş ve işten ayrılma iş akışları
• Çalışanların işe girişlerinde tamamlaması ve çalışma hayatları süresince dosyalarında bulunması gereken evrakların takip edilip, gerekli zamanlarda güncellenebilmesini kolaylaştıran Evrak Takibi olanağı
• Proje ekipleri takibi
• Üyelik takibi
• Kurumsal insan kaynakları portalı üzerinden çalışanlara haber ve duyuruların ulaştırılmasına yönelik içerik yönetim sistemi.
• Çalışanların kuruma geliş gidişleri sırasında kullanabilecekleri servis araçlarının sisteme kayıt edilip, her bireyin bineceği durak ve servise kadar detaylı takibinin yapılabildiği Ulaşım Servisleri Yönetimi olanağı
• Çalışanların kendi özlük verilerini incelemesine ve izin verilen noktalarda onay iş akışı ile güncellemesine olanak veren self servis özlük bilgileri yönetimi
• Yöneticilerin de kendi çalışanlarının detaylarını inceleyebilecekleri organizasyon temelli Çok Boyutlu Çalışan Profili
• Personel sözleşmelerinin doküman takibi ile birlikte başlangıç ve bitiş tarihlerinin takip edilip istendiğinde sözleşmesi biten personelin, sözleşmelerinin yenilenmesi için yetkililere yardımcı olan Sözleşme Takibi uygulaması
• Özellikle HUMANIST öncesi uygulamalarda ortaya çıkan, aynı kişinin yeniden işe girişi sonucunda oluşan farklı sicil numaralarının önüne geçebilmek amacı ile kullanılan Sicil Değişikliği uygulaması

Eleman – Pozisyon – Norm Kadro ve Geçici Kadro Talep İş Akışları

• Yöneticiler tarafından, kendi birimlerine bağlı olan pozisyonların boş kadrolarına personel alımı ile ilgili taleplerinin self servis üzerinden insan kaynakları birimine ulaştırılmasını sağlayan Eleman Talep iş akışı uygulaması
• Yöneticiler tarafından, kendi birimlerinde olmayan yeni bir pozisyonun açılması ile ilgili taleplerinin self servis üzerinden insan kaynakları birimine ulaştırılmasını sağlayan Pozisyon Talep iş akışı uygulaması
• Yöneticiler tarafından, kendi birimlerine bağlı pozisyonların eksik normlarına istinaden kadro sayılarının artırılması ile ilgili taleplerin self servis üzerinden insan kaynakları birimine ulaştırılmasını sağlayan Norm Kadro Talep iş akışı uygulaması
• Yöneticiler tarafından, kendi birimlerine bağlı pozisyonlara geçici kadro açılması ile ilgili taleplerin self servis üzerinden insan kaynakları birimine ulaştırılmasını sağlayan Geçici Kadro Talep iş akışı uygulaması

Ücret Sistemleri Yönetimi

• Hay ya da Mercer gibi uluslararası çapta yaygın olarak kabul edilmiş metodolojiler ile ücret analizleri ve ücret belirleme çalışmaları yapan kurumlar genellikle Excel tablolarında günler süren hesaplama ve karşılaştırmalar yapmaktadırlar. HUMANIST, bu İK profesyonellerinin daha güvenilir ve hızlı kararlar almak üzere hayatlarını kolaylaştırmak üzere tasarlanmıştır.
• Bu modülde, ücret hesaplamaları ve ücret sistemi uygulamalarında kullanılmak için gerekli tüm iş ailesi, rol, kademe, derece ve iş değerlendirme faktörleri tanımları yapılabilmektedir.
• İş değerlendirme faktörlerine göre istenirse her görev bazında iş değerlendirme puanları girilip bağımsız gruplama ve sıralama metotları ile ayrıntılı ücret eşleştirme çalışmaları yapılabilmektedir.
• Organizasyon yönetimi modülünde pozisyonlar bazında kademe ve derecelerin eşleştirilmesi sayesinde ayrıntılı ücret analizi ve karşılaştırma raporları alınabilmektedir.

Özlük Destek Hizmetleri

• Çalışanlara görevleri ile ilgili olarak verilebilecek araç, telefon, bilgisayar vb. değerli eşyanın takibi, güncellenmesi ve işten ayrılışlarda iadesinin kontrolü için kullanılan Zimmet Takibi uygulaması
• Kuruma bağlı işletme, şube, tesis vb. birimlerde resmi imza tescili gerektiğinde; bu imzaların resmi gazete ilanı, karar vb. işlemlerinin takibi, personel tayinlerinde ve işten ayrılmalarda bu tür imza tescil ve terkin işlemlerinin entegre bir biçimde kolayca takip edilebilmesi için kullanılan İmza Yetkileri Yönetimi uygulaması
• Çalışanların Mecburi Hizmetler'inin kayıt edilerek takip edilmesi
• Çalışanların kurum tarafından takip edilebilecek eserlerinin takip edilmesi
• Mal Bildirimi uygulaması
• Yemek Kartı uygulaması
• Çalışanlardan KVKK özelinde alınması gereken KVKK Onayı uygulaması