Blog Listesi

Yetkinlik Kütüphaneleri Ne kadar İşimize Yarıyor?

Son zamanlarda İK yönetimi ile ilgili birçok soru takılıyor aklıma. Yıllardır çok doğal olarak kabullendiğim bazı şeyleri yeniden düşündükçe farklı sorular çıkıyor karşıma. Bu sorulardan bir kısmı da yetkinlik kütüphaneleri ile ilgili.

1. Nerelerde, ne amaçla, nasıl kullanıyoruz biz yetkinlik kütüphanelerini?
    
2. Kurumlar olarak ne kadar başarılıyız işi yansıtan yetkinlik kütüphaneleri oluşturmakta?
    
3. Gerçekten her organizasyon seviyesine uygun, düzgün bir davranış göstergesi eşlemesi ve değerlendirme sistemi kurup bunu yöneticilerimize doğru aktarabiliyor muyuz?
    
4. Kütüphaneyi değişen koşullara göre güncel tutabiliyor muyuz?
    
5. İşimize yarıyor mu bu yetkinlik setleri? Yoksa sadece var diyebilmek için mi var bu kütüphaneler?
    
6. Hiç yaptıklarımızın sonuçlarını ölçüyor muyuz?
    

Bu soruların tümüne düzgün cevap verebilmek için, önce yetkinliğin ne olduğu sonra da kütüphanenin nasıl oluşturulması ve kullanılması gerektiği konularını biraz açalım.

Yetkinliğin tanımı konusunda eskiden karışıklıklar olmakla birlikte artık aşağıdaki tanım konusunda büyük bir çoğunluk hemfikir:

“Bir işi layığı ile yapabilmek için gerekli ölçülebilir bilgi, beceri ve kişisel özellikler kümesi”

Bu noktada, çoğumuz biliyoruz ki:

1. Bilginin ölçümü için ölçülmesi istenen bilgiye ya da bilgi kümesine yönelik farklı birçok testler var. Ölçümleyeceğimiz bilgi kümesine göre bu testlerden bir ya da birkaçını zaten kullanıyoruz.
    
2. Beceri seviyeleri de farklı becerilere uygun tasarlanan uygulamalı testler ile ölçülüyor. Oyunlaştırma ve sanal ya da artırılabilir gerçekliğin, uygulanması zor olsa da bu alanda da gittikçe daha fazla uygulama alanı bulduğunu görüyoruz.
    
3. Kişisel özellikler için; zekâ seviyesinden tutun odaklı çalışmaya, dikkatin kolay dağılmasından tutun bireysel ya da ekip çalışmasına yatkınlığa, kısa ya da uzun süreli hafıza gücüne kadar farklı özellikleri ayrı ayrı ölçen birçok bilişsel / psikometrik testler var. Hatta bu özellikleri ölçen mekanik ya da dijital oyunlar da var.
    
4. Yaygın olarak “5 kişilik faktörü” ve “16 kişilik faktörü” olarak adlandırılan envanterlerde de yine kişilik özellikleri, ama bu kez davranışsal bazda ölçülebiliyor.  Genel anlamda ölçümleme yapmanın yanı sıra birçok meslek türüne özel hazırlanmış kişilik envanterleri de bu temel envanterlere dayandırılmakta. 
    
5. Yetkinlikler ise, aslında bu üç bileşenin ortaya çıkardığı sonuç davranışları gözlemleyerek değerlendirmeye dayanan ve ancak bu konuda deneyimli değerlendiriciler tarafından yapıldığı takdirde daha güvenilir sonuçlar elde edilebilen bir yöntem ile ölçülürler.
    

Peki tüm bu değerlendirmeler İK’nın hangi süreçlerinde kullanılıyor?

1. İşe alım sürecinde adayın belli bir pozisyona uygunluğunun belirlenmesi ya da uygunluk seviyesinin ölçülerek adaylar arasında sıralama yapılması için.
    
2. Çalışanın değerlendirilmesi sürecinde çalışanın mevcut pozisyonunun yetkinlik gereklerine ne kadar uyum gösterdiğinin ölçümlenmesi için.
    
3. Gelişim sürecinde çalışanın bulunduğu pozisyon için gerekli yetkinlikler bazında zayıf görülenlerinin geliştirilmesi amacı ile eğitim planlamasının yapılabilmesi için.
    
4. Kariyer yönetimi ve yedekleme sürecinde çalışanın olası pozisyonlara uygunluğunun ölçülmesi, sıralama yapılması ve çalışan arzulanan seviyede ise hazırlık sürecinde geliştirilmesi gereken yetkinliklerin belirlenerek kariyer hazırlık ve yedekleme planları bazında oluşturulacak eğitim programlarının yapılabilmesi için.
    
5. Hatta, henüz çalışma hayatına başlamamış kişiler için bile, yetenekli oldukları kariyer yollarını belirlemek adına ya da yetenek ağı uygulamalarında yeni mezunların hangi iş kollarında daha başarılı olacaklarını önceden anlayabilmek amacı ile bu testlerin biri ya da birkaçı bir arada kullanılabiliyor.
    

Gördüğünüz gibi, bu kullanım şekillerinin bazıları tepkisel (reaktif) bazıları ise öngörülü (proaktif) yapıdaki yöntemler. Kurumların kendi kültürüne ve örgütsel yapılanmasına göre bu kullanım şekillerinin bazıları ya da hepsi birden farklı süreçlerde kullanılıyor. Tabii bu ölçümleme alternatifleri o kadar çok ki, kurumlar da kendi ihtiyaçlarına en uygun olanlarını seçip zaman içinde de tercihlerini değiştirebiliyorlar.

Bu noktada benim aklıma en çok takılan sorulardan biri şu:

“Madem yetkinlikler bir işin layığı ile yapılabilmesi için gerekli ölçülebilir bilgi, beceri ve kişisel özellikler kümesi olarak tanımlanıyor ve bu üç bileşen yetkinliklerin ölçülmesinden daha emin ve araştırılmış yöntemlerle daha somut ve net olarak ölçülebiliyor; o zaman neden bir de bu üç bileşenin oluşturduğunu düşündüğümüz davranış kalıplarını yetkinlik setleri haline getirip onları gözlemleyerek daha soyut, yaklaşımsal ve standardı üzerinde mutabakata varılmamış yöntemlerle ölçmeye çalışıyoruz?”

Ortağı olduğum BILIN Yazılım firmasının ürünü olan HUMANIST İnsan Kaynakları Yazılım Ailesi içinde biz süreçleri tasarlarken mümkün olduğunca kurumları hangi yöntemleri isterlerse onları kullanabilecek şekilde serbest bıraktık. 28 yılı aşan kullanım eğilimlerine baktığımızda, doğal olduğunu düşündüğüm şöyle bir ortak yaklaşım geliştiğini görüyoruz:

1. İşe alım süreçlerinde ya da yeni mezunların kariyer yollarını belirlemede yetkinlik bazlı değerlendirme yerine daha çok bilgi / beceri ölçümleri ve kişilik envanterleri kullanılıyor.
    
2. İşe alım süreçlerinde ek olarak; eğer ilgili pozisyona ait ayrıntılı çalışılmış bir yetkinlik kütüphanesi eşleştirmesi ve gözlenmesi beklenen davranışlar tanımlaması yapılabilmiş ise, daha çok mülakat temelli yetkinlik değerlendirmesi yapılarak pozisyona uygunluk ölçümü yapılabiliyor.
    
3. Kurum içinde değerlendirmelerde ve kariyer yönetimi çalışmalarında (ki, kariyer yönetimi ile ilgili bu tür çalışmalar henüz çok az kurumda gözlenebiliyor) daha çok yetkinlik bazlı ölçümler tercih ediliyor.
    

Ne yazık ki blog yazıyorum, kitap değil. O yüzden bazı diğer detayları tartışamayacağım, ama sonuç olarak bana bu ölçümlemeler arasında neden sonuç ilişkileri ile şöyle bir tercih yapılıyor gibi geliyor:

1. Zaten adayı / çalışanı önceden gözlemleme şansım yok ise, o zaman yetkinliğin bazını teşkil eden ayrıntılı bileşenlere yönelik somut ölçümlemeleri tercih etmek zorunda kalıyorum.
    
2. Değerlendirme konularında uzmanlığı olmayan (çalışanın yöneticileri ya da adayı talep eden birim yöneticileri gibi) kişilerden bir değerlendirme istiyor isem, o zaman davranış gözlemlemeye dayalı yetkinlik değerlendirme yöntemini kullanıyorum (Birim yöneticilerinin yetkinlikleri yeteri kadar gözlemleyemedikleri / değerlendiremedikleri düşüncesi ile artık bu konudan da uzaklaşanlar var. Birim yöneticilerinin değerlendirme eğitimlerinde ne kadar başarılı olunduğuna bağlı bu durum.)
    
3. Her görev için yetkinliğin bileşenleri bazında detaya inerek hangi bilgi, beceri ve bilişsel yetkinliklere hangi seviyede ihtiyaç olduğunu ayrıntılı ve net bir şekilde belirlemek çok zor, hatta psikoloji ve toplum bilimi uzmanlığı gerektiren araştırmalarla yapılabiliyor bu çalışmalar. Ama, görevler bazında bu bileşenlerin ortaya çıkarması gereken temel davranış göstergelerini kuruma özel olarak hazırlanmış yetkinlik kütüphanesi üzerinden tanımlamak ve onları değerlendirtmek daha pratik bir çözüm olabiliyor.
    

Yani, bir bilgisayar mühendisi olarak yetkinliğin bileşenleri üzerinden bu işi yapmak bana daha güvenilir bir yöntem gibi gelse de İnsan Kaynakları Yönetimi alanında bu kadar yıldır çözüm geliştiren ve bu çözümlerin uygulanmasını izleyen biri olarak yetkinlik temelli değerlendirmelerin de önemli bir diğer ihtiyaç olduğunu görüyorum. Ama, bu ölçümlemelerin sonuçlarından kurumunuzun arzulanan gerçek faydayı sağlamasını istiyorsanız, bugüne kadar gözlemlediğim doğru ve yanlış uygulamalar sonucunda ortaya çıkan şu birkaç basit tavsiyeye dikkat edin:

1. Organizasyon yapınız ve görev tanımlarınız sağlıklı bir şekilde tanımlanmış ve dokümante edilmemiş ise yetkinlik kütüphanesi çalışması da yapmaya kalkışmayın.
    
2. Yetkinlik kütüphanenizi oradan buradan duyup topladığınız yetkinlik tanımları ile oluşturmayın.
    
3. Bu konuda muhakkak doğru danışmanlardan kurumunuzun faaliyet alanına özel destek alın.
    
4. Danışmanların da kendi ellerinde oradan buradan topladıkları “hazır” yetkinlik setleri olmamasına, bu konuda ve sizin kurumunuzun faaliyet alanında gerçekten bilgili ve deneyimli olmasına dikkat edin.
    
5. Yetkinliklerin ölçümlerinde kullanılan davranış göstergelerinin de çok net ve kolay ölçülebilir olmalarına, yanlış anlaşmalara geçit vermez şekilde tasarlanmasına özen gösterin.
    
6. Davranış göstergelerinin ölçüm yöntemleri ve yaklaşımları için profesyonel değerlendiriciler ile çalışın.
    
7. Değerlendirme yapacak yöneticilerinize de muhakkak bu değerlendirme yöntemleri hakkında eğitim aldırın ve sonuçları kontrol edin.
    
8. Tanımlar çok detaylı oluyor diye aynı yetkinliğin farklı görev ve sorumluluk seviyelerindeki davranış göstergeleri farklılıklarını sakın es geçmeyin. Aynı yetkinlik için beklenen değerleri farklı seviyelerde sadece puanlayarak tanımlamayın. Muhakkak farklı görev ve sorumluluk seviyelerine uygun davranış göstergeleri eşleştirmesini yapın.
    

Son ama yine önemli bir nokta da şu. Yukarıdaki paragraflarda bahsini ettiğim tüm süreçlerde olabildiğince ortak bir yetkinlik kütüphanesi kullanmaya dikkat edin. Bazı kurumlarda; işe alım, performans değerlendirme, eğitim ve kariyer yönetimi süreçlerinde farklı yaklaşımlarda hazırlanmış yetkinlik setleri ile de çalışılabildiğine şahit oldum. Başarılı bir İK yönetiminin temel anahtarı bütünleşik ve birbiri ile tutarlı biçimde örtüşen İK süreçleri ve politikalarıdır.